E-Rechnung für Handwerker, Maler & Gartenbau: So rechnen Sie richtig ab

Ob Malerbetrieb, Garten- und Landschaftsbau oder Baumpflege: Wer an Firmen, Hausverwaltungen oder Kommunen abrechnet, kommt an der E-Rechnung nicht mehr vorbei. Dieser Leitfaden zeigt, was auf Ihre Rechnung gehört, und wie Sie aus Ihrer gewohnten Vorlage in Minuten eine rechtskonforme E-Rechnung machen.

Gilt die E-Rechnung auch fürs Handwerk?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch der kleinste Handwerksbetrieb. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen:

• Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab 1.1.2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Alle übrigen: also die meisten Handwerksbetriebe, spätestens ab 1.1.2028. Bis dahin sind Papier oder PDF mit Zustimmung des Kunden erlaubt.

Viele Geschäftskunden, besonders Hausverwaltungen, Bauträger und öffentliche Auftraggeber, verlangen die E-Rechnung aber schon heute. Wie das speziell für Kleine läuft, steht im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Diese Angaben gehören auf jede Handwerker-Rechnung

• Vollständiger Name und Anschrift von Betrieb und Kunde
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum (im Bau besonders wichtig)
• Menge und Art der Leistung (Arbeitsstunden, Material, Maschinen)
• Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen
• Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf § 19 UStG statt Umsatzsteuer

Typische Positionen nach Gewerk

Maler & Lackierer

• Vorarbeiten: Abdecken, Abkleben, Spachteln (nach Stunden oder qm)
• Streichen/Tapezieren je Quadratmeter oder pauschal je Raum
• Material: Farbe, Tapete, Grundierung (getrennt ausweisen)
• Anfahrt als eigene Position

Garten- & Landschaftsbau

• Pflanz-, Pflaster- und Erdarbeiten nach Stunden oder qm
• Pflanzen, Substrat, Steine als Materialposten
• Maschineneinsatz (Bagger, Häcksler) als eigene Zeile
• Grünschnitt-Entsorgung je Kubikmeter oder pauschal

Baumpflege & Baumbeschnitt

• Baumschnitt/Kronenpflege je Baum oder nach Aufwand
• Fällung inkl. Sicherung, ggf. mit Hubsteiger
• Anfahrt und Maschinen (Seilklettertechnik, Häcksler) getrennt
• Entsorgung von Schnittgut und Stammholz

In allen drei Fällen gilt dasselbe Muster: Arbeitszeit, Material, Maschinen und Anfahrt sauber trennen. Das ist nicht nur übersichtlich, es bringt Ihren Kunden bares Geld (siehe nächster Punkt).

Profi-Tipp: Arbeitskosten getrennt ausweisen (§ 35a EStG)

Privatkunden dürfen 20 % der Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten von ihrer Einkommensteuer abziehen, bis zu 1.200 € pro Jahr. Materialkosten zählen nicht. Voraussetzung:

• Sie weisen Lohn-/Arbeitskosten und Material getrennt aus
• Der Kunde zahlt per Überweisung (Barzahlung wird nicht anerkannt)

Wer das auf der Rechnung sauber aufschlüsselt, ist für Privatkunden klar attraktiver. Quelle: § 35a EStG.

Aus Ihrer Vorlage wird eine E-Rechnung

Sie müssen Ihre Arbeitsweise nicht umstellen. Schreiben Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in Word, Excel oder als PDF, und wandeln Sie sie anschließend um:

1. Datei in das Tool hochladen
2. Erkannte Positionen prüfen und ggf. korrigieren
3. Fertige ZUGFeRD-E-Rechnung herunterladen, versandfertig

Die ersten 5 E-Rechnungen sind kostenlos und ohne Anmeldung. Für regelmäßiges Abrechnen gibt es ein günstiges Jahres-Abo. Ein echtes Praxisbeispiel lesen Sie hier: Malerbetrieb in Halle.

FAQ

Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen: ja, seit 2025. Ausstellen: spätestens ab 2028 (Betriebe über 800.000 € Umsatz schon ab 2027). Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen aber empfangen können.

Brauche ich teure Handwerkersoftware?

Nein. Für reine E-Rechnungen reicht ein Browser-Tool. Eine vollständige Branchensoftware lohnt sich erst bei Aufmaß, Angeboten und Materialwirtschaft.

Kann ich Stundenlohn und Material in einer E-Rechnung trennen?

Ja, jede Position wird einzeln erfasst. Genau das brauchen Sie für den § 35a-Abzug Ihrer Privatkunden.