Rechnungsnummer-System für E-Rechnungen: So machen Sie es richtig

Die Rechnungsnummer ist ein Pflichtfeld in jeder Rechnung, und in E-Rechnungen technisch noch wichtiger, da sie zur eindeutigen Identifikation im XML dient.

Was das Finanzamt vorschreibt

Laut § 14 UStG muss die Rechnungsnummer:

• Einmalig sein (nie doppelt vergeben)
• Fortlaufend sein (keine Lücken erlaubt!)
• Eindeutig einem Steuersubjekt zuzuordnen sein

Lücken in der Nummerierung sind erlaubt, wenn sie erklärbar sind (z. B. stornierte Rechnungen). Willkürliche Sprünge oder Rücksetzungen sind nicht zulässig.

Bewährte Nummernschemas

Schema 1: Jahr + Zähler (einfach)

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2024-001, 2024-002, ..., 2024-099

2025-001, 2025-002, ...

`

✅ Einfach, wartungsarm

❌ Keine Kundenunterscheidung

Schema 2: Jahr + Monat + Zähler

`

2024-06-001, 2024-06-002

2024-07-001, 2024-07-002

`

✅ Zeitliche Einordnung auf einen Blick

❌ Nummerkreis beginnt jeden Monat neu (muss konsistent bleiben)

Schema 3: Kürzel + Jahr + Zähler

`

RE-2024-001 (Rechnung)

GU-2024-001 (Gutschrift)

`

✅ Unterscheidung nach Dokumenttyp

✅ Professionell und übersichtlich

Schema 4: Kundennummer + Zähler

`

K001-2024-001 (Kunde 1, Rechnung 1)

K002-2024-001 (Kunde 2, Rechnung 1)

`

✅ Ideal für Agenturen mit vielen Kunden

❌ Komplexer in der Verwaltung

Was im E-Rechnungs-XML landet

Im ZUGFeRD/XRechnung-XML wird die Nummer in ram:ID eingetragen: `xml RE-2024-042 ``

Diese ID ist unveränderlich, auch nach Archivierung. Wählen Sie Ihr Schema daher mit Bedacht.

Tipp: Protokoll führen

Führen Sie eine einfache Tabelle (Excel, Notion oder ähnliches):

So haben Sie immer den Überblick und können dem Finanzamt jederzeit Auskunft geben.