E-Rechnung und Buchhaltung: So organisieren Sie alles einfach

E-Rechnungen sind nur dann ein Gewinn, wenn Sie auch korrekt verwaltet werden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie ein einfaches aber gesetzeskonformes System aufbauen.

Pflicht: Revisionssichere Archivierung

E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 147 AO). "Revisionssicher" bedeutet:

• Unveränderbar gespeichert (kein Überschreiben)
• Nachvollziehbar archiviert (wann gespeichert, von wem)
• Jederzeit abrufbar (keine Datei-Korruption)

Einfache Lösung für Selbstständige: Strukturierter Cloud-Ordner (z. B. Google Drive, OneDrive) mit Jahres-Unterordnern + lokale Backup-Kopie. Wichtig: Einmal abgelegt, nie überschreiben.

Ordnerstruktur für Ihre E-Rechnungen

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📁 Buchhaltung/

📁 2024/

📁 Ausgang/ (Ihre gesendeten Rechnungen)

RE-2024-001_Müller-GmbH.pdf

RE-2024-002_Schmidt-AG.pdf

📁 Eingang/ (Rechnungen, die Sie bekommen haben)

Rechnung_Telekom_Jan2024.pdf

Rechnung_Adobe_Jan2024.pdf

📁 2025/

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Wie buchen Sie E-Rechnungen?

Für Selbstständige mit EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist es simpel:

Bei der EÜR gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: gebucht wird, wenn das Geld kommt oder geht, nicht wenn die Rechnung gestellt wird.

USt-Voranmeldung: Was Sie brauchen

Für die monatliche oder quartalsweise USt-Voranmeldung brauchen Sie:

• Liste aller ausgangsseitig fakturierten Umsätze (inkl. Steuersatz)
• Liste aller eingangsseitigen Vorsteuern (Lieferantenrechnungen)

E-Rechnungen machen das einfacher, weil alle Daten strukturiert vorliegen, kein Abtippen nötig.

Tools für einfache Buchhaltung

• Lexware / DATEV: Professionell, aber kostenpflichtig
• Buchhaltungsbutler / FastBill: Günstig für Freelancer
• Excel/Google Sheets: Ausreichend für wenige Rechnungen pro Jahr