E-Rechnungen speichern & archivieren: Die rechtlichen Anforderungen

Die 3 goldenen Regeln

1. Aufbewahrungspflicht: 8 Jahre (seit 2025, vorher 10 Jahre, verkürzt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV)
2. GoBD-konform: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchführung beachten
3. Originalform bewahren: XML-Datei + PDF-Bestandteile nicht verändern

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Geschäftsabläufe (§ 257 HGB):

• Standard: 6 Jahre
• Handelspapiere & Inventar: 10 Jahre (ab Rechnungsdatum)

Rechnungen nach UStG (§ 14b UStG):

• Mindestfrist: 8 Jahre ab Ende des Rechnungsjahres (seit 2025)
• Hinweis: Für ältere Belege, deren Frist Anfang 2025 noch nicht abgelaufen war, gilt ebenfalls die verkürzte 8-Jahres-Frist

GoBD-Anforderungen einfach erklärt

GoBD = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchführung

Das bedeutet:

• ✅ Systemische Speicherung (mit Metadaten)
• ✅ Vollständigkeit garantieren
• ✅ Unveränderbarkeit sichern
• ✅ Verfügbarkeit sicherstellen
• ✅ Nachvollziehbarkeit dokumentieren

Was Sie beachten müssen:

1. Speicherung der Originalform

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DO:

✅ Original-XML speichern

✅ Zugehöriges PDF speichern

✅ Metadaten dokumentieren (empfangen am, von wem)

DONT:

❌ Nur als PDF speichern (XML verloren)

❌ In Word übertragen (Original-Format weg)

❌ In Cloud ohne Backup

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2. Interne Kontrollen

• Automatische Backup-Routine
• Zugriffsverwaltung (wer darf sehen)
• Änderungsprotokolle führen

3. Revisionsfähigkeit

• Rechnungs-Nummern lückenlos
• Chronologische Ordnung
• Zugehörige Rechnungsentwürfe auch speichern

Praktische Speicherungslösungen

Option 1: Lokale Speicherung (Einfach)

• Festplatte / NAS mit Backup
• Ordnerstruktur: Jahr/Monat/Kategorie
• Backup auf externe Festplatte

Für wen: Kleine Unternehmen, bis 100-200 Rechnungen/Jahr

Option 2: Cloud-Speicherung (Skalierbar)

• Supabase, Google Cloud, AWS
• Verschlüsselung obligatorisch
• Automatische Backups

Für wen: Mittlere Unternehmen, flexibles Arbeiten

Option 3: Spezialisierte Rechnungs-Software (Professionell)

• Dedicated E-Rechnung-Lösungen
• Alle Anforderungen eingebaut
• Unterstützung bei Audits

Für wen: Große Unternehmen, komplexe Workflows

Checkliste: Ist Ihre Archivierung GoBD-konform?

• Speichern Sie Original-XML + PDF?
• Haben Sie automatische Backups?
• Ist der Zugriff protokolliert?
• Können Sie alle Rechnungen nach Datum finden?
• Sind Rechnungsnummern lückenlos?
• Wie lange speichern Sie (mind. 8 Jahre)?
• Sind sensible Daten verschlüsselt?

Häufige Fehler

❌ Fehler 1: PDF speichern, XML löschen

→ Sie haben keine maschinenlesbare Rechnung mehr

❌ Fehler 2: E-Mails mit Rechnungen nicht extra archivieren

→ E-Mails sind nicht für 10 Jahre zuverlässig

❌ Fehler 3: Keine Backup-Routine

→ Festplattencrash = Daten weg

❌ Fehler 4: Rechnungsentwürfe nicht speichern

→ Betriebsprüfung kritisiert Unvollständigkeit

Best Practice: Ihre Archivierungs-Routine

Täglich:

• Rechnungen automatisch in Archiv-Ordner verschieben

Wöchentlich:

• Backup auf externe Festplatte

Monatlich:

• Backup in Cloud hochladen (verschlüsselt)
• Integrität prüfen (alle Dateien lesbar?)

Jährlich:

• Revisioniertes Inventar erstellen
• Zugriffslogs überprüfen