Wenn der Kunde keine E-Rechnung empfangen kann: Ihre Optionen
"Schicken Sie mir das doch einfach als PDF", diesen Satz hören viele. Doch was gilt, wenn ein Geschäftskunde keine E-Rechnung annehmen will oder kann?
Die rechtliche Ausgangslage
Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das heißt:
- Ihr Geschäftskunde muss technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung anzunehmen
- Ein E-Mail-Postfach genügt dafür bereits
- "Ich kann das nicht empfangen" ist im B2B rechtlich kein Dauerargument
Ihre Optionen im Alltag
Wenn die Versandpflicht für Sie noch nicht gilt
- Sie dürfen in der Übergangszeit weiter PDF schicken: mit Zustimmung des Kunden
- Halten Sie die Zustimmung kurz schriftlich fest (z. B. per E-Mail)
Wenn die Versandpflicht bereits gilt
- Dann müssen Sie die E-Rechnung im strukturierten Format ausstellen
- Bieten Sie dem Kunden zusätzlich eine lesbare Ansicht an (z. B. ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML)
Der pragmatische Mittelweg
Eine ZUGFeRD-PDF ist hier ideal, sie sieht aus wie eine normale PDF, enthält aber die strukturierte XML.
- Der Kunde sieht die gewohnte Rechnung
- Seine Software liest automatisch die eingebetteten Daten
- Sie erfüllen die Pflicht, ohne den Kunden zu überfordern
FAQ: Kunde ohne E-Rechnung
Darf der Kunde die E-Rechnung ablehnen?
Im B2B muss er sie empfangen können. Ablehnen aus reiner Bequemlichkeit ist nicht vorgesehen.
Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Erst die strukturierte XML (oder ZUGFeRD) erfüllt die Anforderungen.
Was ist der einfachste Kompromiss?
Eine ZUGFeRD-PDF: lesbar für den Menschen, maschinenlesbar für die Software.
Im B2B ist die Empfangsfähigkeit seit 2025 Pflicht, Ausreden zählen nicht dauerhaft. Mit einer ZUGFeRD-PDF treffen Sie den perfekten Kompromiss: vertraute Optik für den Kunden, volle Konformität für Sie.
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