E-Rechnung FAQ: 15 häufige Fragen beantwortet

Allgemein

F1: Bin ich als Kleinunternehmer verpflichtet?

A: Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Sie können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.

Aber: Wenn Sie Rechnungen von Kunden ERHALTEN, müssen Sie diese verarbeiten können (auch wenn Sie selbst nicht ausstellen müssen).

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F2: Welche Größe Unternehmen sind ab 2027 betroffen?

A:

• Ab 2027: Alle mit Umsatz > 800.000 €
• Ab 2028: Praktisch ALLE (außer Kleinunternehmer)

Es gibt fast keine Ausnahmen außer Kleinunternehmern und Privatpersonen.

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F3: Kostet das etwas?

A: Nicht zwingend!

• Kostenlos: Online-Tools wie dieses hier
• Low-Cost: Rechnungssoftware ab 10-30 €/Monat
• Enterprise: Spezialisierte Lösungen ab 100+ €/Monat

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Technisch

F4: Was ist der Unterschied zwischen E-Mail und E-Rechnung?

A:

• E-Mail-Rechnung: Eine PDF, die Sie per E-Mail verschicken (NICHT E-Rechnung!)
• E-Rechnung: Strukturierte XML-Datei nach EN 16931 (maschinenlesbar)

Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung!

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F5: Kann ich meine Rechnungs-Software einfach anpassen?

A: Kommt drauf an. Wenn Sie selbst programmiert haben:

• Einfach: + Speichern des Outputs als ZUGFeRD möglich
• Komplex: Vollständige Neustrukturierung nötig

Besser: Nutzen Sie eine fertige Lösung oder ein API (wie dieses Tool).

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F6: Wie groß ist eine E-Rechnung (Dateigröße)?

A:

• ZUGFeRD: 100-300 KB (PDF + XML)
• XRechnung: 10-50 KB (nur XML)

Kein Problem für Speicherung oder E-Mail.

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Rechtlich & Compliance

F7: Was sind die Strafen für Nicht-Einhaltung?

A:

• Zu spät eingereicht: 0,5% der Summe (mind. 50 €, max. 30.000 €)
• Formfehler: Bis 1.000 € pro Rechnung
• Vorsätzlich: Bis 5.000 €

Die Finanzbehörde kann zudem Betriebsprüfungen durchführen.

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F8: Muss ich meine bestehenden Rechnungen umwandeln?

A: Nein. Alte Rechnungen im alten Format sind und bleiben gültig. Ab 2027 müssen nur neue Rechnungen im E-Format sein.

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F9: Wie lange muss ich E-Rechnungen speichern?

A: Seit 2025 mindestens 8 Jahre (vorher 10), verkürzt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV. Die strukturierte XML muss dabei unverändert aufbewahrt werden.

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Praktisch & Alltag

F10: Kann ich E-Rechnungen automatisch verarbeiten?

A: Ja! Das ist ein großer Vorteil.

• Daten werden automatisch gelesen
• Verarbeitung ohne manuelles Abtippen
• Integration in Buchhaltungs-Software möglich

Genau deshalb ist die E-Rechnung so wertvoll!

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F11: Was mache ich mit empfangenen E-Rechnungen?

A:

1. Speichern Sie die Original-XML + PDF
2. Verarbeiten Sie in Ihrer Buchhaltung
3. Archivieren Sie vollständig 10 Jahre
4. GoBD-konform speichern (mit Metadaten)

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F12: Können meine Kunden E-Rechnungen ablehnen?

A: Ab 2027 Nein. Der Empfänger muss die E-Rechnung annehmen, wenn Sie es so ausstellen. Aber:

• Sie sollten einen Empfänger-Adresse (strukturiert) haben
• Der Kunde braucht eine Empfänger-Kennung (z.B. Leitweg-ID für Behörden)

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F13: Was ist eine Leitweg-ID?

A: Eine eindeutige Kennung für Behörden-Empfänger (z.B. XYZ-123456). Nur nötig, wenn Sie Rechnungen an Behörden stellen.

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F14: Kann ich Rechnungen in mehreren Formaten ausstellen?

A: Ja. Jede Rechnung kann individuell im passenden Format erstellt werden:

• ZUGFeRD für B2B
• XRechnung für Behörden

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F15: Was ist die beste E-Rechnung-Software für mein Unternehmen?

A: Kommt auf Sie an:

• Kleine Unternehmen: Online-Tools (wie dieses) oder Excel mit Plugin
• Mittlere: Rechnungs-Software (Sevdesk, Lexware, etc.)
• Große: ERP-Systeme oder spezialisierte E-Invoice-Lösungen

Unsere Empfehlung: Testen Sie kostenlos, der beste Weg herauszufinden, was zu Ihnen passt!

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