E-Rechnung als Freelancer: Was gilt für Selbstständige?
Als Freelancer oder Solo-Selbstständiger stellen sich rund um die E-Rechnungspflicht oft die gleichen Fragen. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten.
Muss ich als Freelancer E-Rechnungen ausstellen?
Kurze Antwort: es kommt darauf an: auf Umsatz, Kundschaft und Zeitpunkt.
Die Übergangsphasen im Überblick
| Zeitraum | Pflicht |
|---|---|
| Bis 31.12.2026 | Keine Pflicht zum Versenden (aber Empfangen müssen Sie schon können) |
| Ab 01.01.2027 | Pflicht für Unternehmen mit Umsatz > 800.000 € |
| Ab 01.01.2028 | Pflicht für **alle** Unternehmen im B2B, **Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Versand befreit** (§ 34a UStDV) |
Ausnahmen für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen (Umsatz unter 25.000 € im Vorjahr / 100.000 € im laufenden Jahr), sind Sie vorerst von der Ausstellungspflicht ausgenommen: müssen aber trotzdem E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können.
Was muss ich jetzt konkret tun?
Schritt 1: Empfangen Sie E-Rechnungen bereits?
Ab sofort müssen Sie E-Rechnungen von Lieferanten akzeptieren können. Eine einfache E-Mail-Adresse reicht technisch aus, Sie müssen das XML-Anhang nur speichern und archivieren können.
Schritt 2: Prüfen Sie Ihre Kundschaft
Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen. Rechnungen an Unternehmen (B2B) und Behörden (B2G) unterliegen ab 2027/2028 der Pflicht.
Schritt 3: Testen Sie frühzeitig
Nutzen Sie jetzt kostenlose Tools, um sich mit ZUGFeRD und XRechnung vertraut zu machen. So haben Sie keinen Stress, wenn die Pflicht greift.
Was passiert, wenn ich es ignoriere?
Bei Nichterfüllung drohen:
- Steuerrechtliche Nachteile (Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet)
- Ablehnungsrecht des Kunden (er muss Ihre Rechnung nicht akzeptieren)
- Bußgelder (wenn behördliche Aufträge betroffen sind)
Empfangen können müssen Sie schon heute (seit 2025). Fürs Ausstellen haben Sie als Freelancer Zeit bis 2028: Fangen Sie jetzt an zu testen und richten Sie Ihr Postfach für den Empfang ein, dann sind Sie startklar.
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