E-Rechnung im Verein: Was Vorstände und Kassenwarte wissen müssen
Auch Vereine stellen Rechnungen und bekommen welche. Die Frage ist: Wann betrifft Sie als ehrenamtlicher Vorstand oder Kassenwart die E-Rechnungspflicht überhaupt?
Sind Vereine betroffen?
Entscheidend ist, ob der Verein unternehmerisch tätig ist:
- Ein Verein mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb (z. B. Sponsoring, Verkauf, Werbung) gilt insoweit als Unternehmer
- Für diesen unternehmerischen Bereich gelten die gleichen Regeln wie für Betriebe
- Der rein ideelle Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spenden) ist meist nicht betroffen
Die Empfangspflicht gilt auch für Vereine
Wichtig und oft übersehen:
- Jeder Verein, der unternehmerisch tätig ist, muss E-Rechnungen empfangen können
- Ein Vereins-E-Mail-Postfach genügt für den Empfang
- Eingehende Rechnungen müssen aufbewahrt werden
Praxis für Kassenwarte
- Vereins-Postfach für Rechnungen einrichten
- Eingehende E-Rechnungen sichern (Original-Datei)
- Bei eigenem Geschäftsbetrieb: Ausgangsrechnungen korrekt erstellen
- Belege revisionssicher archivieren
- Geht der Kassenwart, geht oft das Wissen: und manchmal der Zugang zum Postfach
- Richten Sie dokumentierte Abläufe ein, die ein Nachfolger versteht
- Nutzen Sie ein zentrales Vereinspostfach, kein privates
FAQ: E-Rechnung im Verein
Muss ein kleiner Verein E-Rechnungen ausstellen?
Nur für den unternehmerischen Bereich und im Rahmen der allgemeinen Fristen.
Gilt die Empfangspflicht auch für gemeinnützige Vereine?
Ja, sobald ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb besteht.
Reicht ein E-Mail-Postfach?
Für den Empfang ja, wichtig ist die saubere Aufbewahrung.
Für Vereine kommt es auf den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb an. Der ideelle Bereich bleibt meist außen vor, aber Empfang und Archivierung sollten Sie früh organisieren, am besten mit klaren Abläufen, die jeden Wechsel im Vorstand überstehen.
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