E-Rechnung per E-Mail versenden: Was Sie wissen müssen

E-Mail bleibt einer der häufigsten Übertragungswege für Rechnungen. Aber welche Regeln gelten, wenn es sich um eine strukturierte E-Rechnung handelt?

Ist E-Mail ein zulässiger Übertragungsweg?

Ja: E-Mail ist ein zulässiger und weit verbreiteter Kanal für E-Rechnungen. Entscheidend ist aber das Format der Rechnung, nicht der Übertragungsweg.

Welches Format muss die Rechnung haben?

Eine E-Rechnung per E-Mail muss in einem der zulässigen maschinenlesbaren Formate vorliegen:

Eine normale PDF-Rechnung ohne eingebettetes XML reicht nach 2027 nicht mehr aus!

Was muss im E-Mail-Betreff / -Text stehen?

Rechtlich gibt es keine Vorschriften für den E-Mail-Text. Praktisch empfehlen sich:

• Rechnungsnummer im Betreff (z. B. "Rechnung Nr. 2024-042")
• Betrag und Fälligkeitsdatum im E-Mail-Text
• Hinweis auf den E-Rechnungsstandard (optional)

Muss der Empfänger die E-Mail bestätigen?

Nein, es gibt keine gesetzliche Empfangsbestätigung. Sie sollten aber:

• Zustellungsbestätigung anfordern (E-Mail-Einstellung)
• Den Sendezeitpunkt für Ihre Unterlagen dokumentieren

Was ist mit verschlüsselten E-Mails?

Viele Unternehmen verlangen mittlerweile S/MIME oder PGP-Verschlüsselung. Klären Sie das vorab mit Ihrem Kunden, es gibt keine allgemeine Pflicht, aber oft interne Richtlinien.

Häufige Fehler beim E-Mail-Versand

❌ Nur PDF ohne XML senden (kein gültiges E-Rechnungsformat)

❌ XML-Datei umbenennen (Verarbeitungsprogramme erwarten bestimmte Dateinamen)

✅ ZUGFeRD-PDF als Anhang senden, enthält XML automatisch