Die 8 häufigsten Fehler bei E-Rechnungen, und wie Sie sie vermeiden

Selbst kleine Fehler in einer E-Rechnung können dazu führen, dass der Empfänger sie ablehnt oder das Finanzamt Probleme macht. Hier sind die häufigsten Stolperfallen.

Fehler 1: Falsche oder fehlende Steuernummer

Problem: Die Steuernummer stimmt nicht mit dem Finanzamtsformat überein. Lösung: Deutsche Steuernummern haben das Format 123/456/78901, prüfen Sie, ob Ihre korrekt formatiert ist. Alternativ reicht auch die USt-ID (DE123456789).

Fehler 2: Rechnungsnummer wird mehrfach verwendet

Problem: Gleiche Rechnungsnummer für verschiedene Vorgänge. Lösung: Verwenden Sie ein System (z. B. YYYY-NNN), das Eindeutigkeit garantiert. Führen Sie ein einfaches Nummernprotokoll.

Fehler 3: Leistungsdatum fehlt

Problem: Das Feld "Leistungsdatum" ist leer, aber es ist Pflicht! Lösung: Tragen Sie stets das Datum ein, an dem die Leistung erbracht oder das Produkt geliefert wurde, nicht das Rechnungsdatum.

Fehler 4: Falsche Steuerrate für die Leistung

Problem: 19 % statt 7 % (z. B. bei Büchern, Lebensmitteln) oder umgekehrt. Lösung: Prüfen Sie für jede Leistungsart den korrekten Steuersatz. Zweifelsfälle mit dem Steuerberater klären.

Fehler 5: Fehlerhaftes XML, Validierung nicht durchgeführt

Problem: Das XML enthält Syntaxfehler oder verletzt den EN-16931-Standard. Lösung: Nutzen Sie einen Validator (z. B. Validator.zugferd-community.de) vor dem Versand.

Fehler 6: Leitweg-ID fehlt bei Behördenrechnungen

Problem: XRechnungen an öffentliche Auftraggeber ohne Leitweg-ID werden automatisch abgelehnt. Lösung: Fragen Sie Ihren Auftraggeber vor der ersten Rechnung nach der Leitweg-ID.

Fehler 7: Negativbetrag ohne Storno-Kennzeichen

Problem: Gutschriften werden mit negativen Beträgen erstellt, aber als normale Rechnung (Typ 380) markiert. Lösung: Gutschriften erhalten den TypeCode 381 im XML.

Fehler 8: Archivierung nur des PDFs, nicht des XMLs

Problem: Das eingebettete XML wird nicht separat gesichert. Lösung: Speichern Sie ZUGFeRD-PDFs unveränderlich, das XML ist im PDF eingebettet, aber auch separate XML-Sicherung ist ratsam.