Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung korrekt erstellen
Gerade im Handwerk und bei größeren Projekten wird in Etappen abgerechnet. Bei der E-Rechnung lauert dabei eine echte Steuerfalle. So machen Sie es richtig.
Abschlag, Teilzahlung, Schlussrechnung, die Begriffe
- Abschlagsrechnung: Sie rechnen einen Teil der Leistung vorab ab
- Teilzahlung: Eine bereits geleistete Zahlung auf den Gesamtbetrag
- Schlussrechnung: Die finale Abrechnung, die alle Abschläge berücksichtigt
So bauen Sie die Schlussrechnung auf
In der Schlussrechnung müssen Sie die bereits berechneten Abschläge klar abziehen:
- Gesamtleistung mit Netto, Steuersatz und Steuerbetrag ausweisen
- Die einzelnen Abschlagsrechnungen mit ihren Beträgen und der enthaltenen Umsatzsteuer auflisten
- Den verbleibenden Restbetrag als Zahlbetrag ausweisen
Die große Steuerfalle
Wenn Sie in der Schlussrechnung die volle Umsatzsteuer ausweisen und in den Abschlägen bereits Umsatzsteuer berechnet haben, schulden Sie die Steuer doppelt (§ 14c UStG).
- Weisen Sie die bereits abgerechnete Umsatzsteuer in der Schlussrechnung gesondert ab
- Prüfen Sie, dass der Restbetrag und die Rest-Umsatzsteuer stimmen
- Im Zweifel den Steuerberater kurz drüberschauen lassen
Was die E-Rechnung schwieriger macht
Eine E-Rechnung wird maschinell geprüft. Das heißt:
- Die Summen müssen exakt aufgehen: sonst Validierungsfehler
- Abschlagsbezüge müssen nachvollziehbar dargestellt sein
- Runden Sie konsistent auf zwei Nachkommastellen
FAQ: Abschlags- und Schlussrechnung
Muss jede Abschlagsrechnung eine E-Rechnung sein?
Sobald die Versandpflicht greift, ja, jede einzelne Abrechnung im B2B.
Wie vermeide ich die doppelte Umsatzsteuer?
Indem Sie in der Schlussrechnung die in den Abschlägen bereits ausgewiesene Steuer klar abziehen.
Was, wenn sich die Summen um einen Cent unterscheiden?
Schon kleine Rundungsdifferenzen können die Validierung auslösen, rechnen Sie sauber nach.
Mehrstufige Abrechnungen sind in der E-Rechnung gut machbar, die Kunst liegt darin, die bereits berechnete Umsatzsteuer korrekt abzuziehen. Wer das beachtet, vermeidet die teure Doppelbesteuerung und kommt sauber durch die Validierung.
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