Erste E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sie möchten Ihre erste E-Rechnung erstellen und wissen nicht, wo anfangen? Diese Anleitung führt Sie in 7 einfachen Schritten zum fertigen Dokument.

Was Sie vorbereiten sollten

Bevor Sie starten, haben Sie folgende Informationen griffbereit:

• Ihre Steuernummer oder USt-ID
• Ihre vollständige Adresse und Bankverbindung (IBAN)
• Die vollständige Adresse Ihres Kunden
• Was Sie berechnen (Leistungsbeschreibung, Menge, Preis)
• Das Datum der Leistungserbringung

Schritt 1: Absenderdaten eingeben

Im "Meine Daten"-Bereich (Dashboard) tragen Sie Ihre Firmendaten ein:

• Firmenname oder Ihr vollständiger Name
• Straße + Hausnummer, PLZ, Ort
• Steuernummer (Format: 123/456/78901) oder USt-ID
• IBAN und BIC für die Zahlungsangaben

💡 Tipp: Laden Sie eine vorhandene Rechnung hoch, das System erkennt Ihre Daten automatisch.

Schritt 2: Empfängerdaten definieren

• Vollständiger Name oder Firmenname des Kunden
• Vollständige Adresse
• E-Mail-Adresse (optional, aber hilfreich)
• USt-ID des Kunden (bei EU-Geschäften)

Schritt 3: Rechnungsdaten festlegen

• Rechnungsnummer: Eindeutig und fortlaufend (z. B. 2024-001)
• Rechnungsdatum: Heute
• Leistungsdatum: Wann haben Sie geleistet?
• Zahlungsziel: z. B. 14 Tage

Schritt 4: Positionen eingeben

Für jede abgerechnete Leistung:

• Kurze Beschreibung (z. B. "Webdesign für Startseite")
• Menge (z. B. 8) + Einheit (z. B. Stunden)
• Einzelpreis netto (z. B. 85,00 €)
• Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 %)

Schritt 5: Berechnung prüfen

Das System berechnet automatisch:

• Nettosumme je Position
• Gesamtnetto
• Steuerbetrag
• Gesamtbrutto

Prüfen Sie, ob diese Werte mit Ihrer Erwartung übereinstimmen.

Schritt 6: E-Rechnung generieren

Klicken Sie auf "E-Rechnung erstellen". Das System:

1. Validiert alle Pflichtfelder
2. Generiert das XML (EN 16931 konform)
3. Bettet das XML in ein PDF ein (ZUGFeRD 2.1)

Schritt 7: Herunterladen und versenden

Laden Sie die fertige Rechnung herunter und senden Sie sie per E-Mail an Ihren Kunden. Speichern Sie eine Kopie zur Archivierung.