E-Rechnung 2027: Der komplette Anfänger-Guide

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen können E-Rechnungen von Computern automatisch gelesen und verarbeitet werden.

Die Unterschiede:

• PDF-Rechnung: Nur für Menschen lesbar, nicht maschinenlesbar
• E-Rechnung: Strukturiert, XML-basiert, maschinenlesbar nach EN 16931-Standard

Wer muss E-Rechnungen nutzen?

Ab 2027 (1. Januar):

• Alle Unternehmen mit Jahresumsatz > 800.000 €
• Müssen an inländische Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen

Ab 2028 (1. Januar):

• Alle Unternehmen (auch kleine) müssen E-Rechnungen versenden können
• Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Warum ist 2027 wichtig?

1. Rechtliche Pflicht: Keine Ausnahme mehr nach 2027
2. Automatisierung: Große Einsparungen bei der Rechnungsverarbeitung
3. Compliance: Gesetzes-Anforderungen erfüllen
4. Archivierung: Revisionssicher speichern (8 Jahre)

Welche E-Rechnungs-Formate sind erlaubt?

Die wichtigsten Formate:

• ZUGFeRD 2.1: PDF + XML kombiniert (flexibel, für B2B)
• XRechnung: Rein XML (für Behörden, B2G)

Was müssen Sie jetzt tun?

Checkliste für 2026:

• Überprüfen Sie Ihren Jahresumsatz
• Klären Sie: Sind Sie von der Pflicht betroffen?
• Informieren Sie sich über Ihre Optionen (Rechnungssoftware, Online-Tools)
• Testen Sie E-Rechnungs-Erstellung
• Schulen Sie Ihr Team

Häufige Anfängerfragen

Muss ich sofort umstellen?

Nein. Bis 2028 gibt es Übergangsfisten. Aber es ist wise, sich jetzt vorzubereiten.

Können meine Kunden PDF-Rechnungen ablehnen?

Ja, ab 2027 darf der Empfänger nur noch E-Rechnungen akzeptieren.

Was kostet eine E-Rechnung?

Es gibt kostenlose Online-Tools (wie diese hier), Softwarelösungen (ab ~10-50€/Monat) und spezialisierte Services.