10 Anfänger-Fehler bei der E-Rechnung, und wie Sie sie von Anfang an vermeiden

Wer zum ersten Mal mit E-Rechnungen arbeitet, stolpert über dieselben Hürden. Dieser Artikel zeigt die häufigsten 10 Anfänger-Fehler, und wie man sie vermeidet.

Fehler 1: PDF = E-Rechnung denken

Irrtum: "Ich schicke ja schon PDFs, das ist doch eine E-Rechnung." Realität: Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Erst wenn das XML strukturiert eingebettet ist (ZUGFeRD) oder die Datei reines XML ist (XRechnung), gilt sie als E-Rechnung.

Fehler 2: Falsches Format wählen

XRechnung für den kleinen Handwerker, ZUGFeRD für die Behörde, beides falsch herum. Faustregel: XRechnung = Behörden, ZUGFeRD = alle anderen B2B-Fälle.

Fehler 3: Steuernummer vs. USt-ID verwechseln

Beide sind Pflicht, aber nicht immer beide! Für innergemeinschaftliche Umsätze brauchen Sie die USt-ID (DE...), für rein inländische reicht die Steuernummer. Wer beides hat, trägt am besten beides ein.

Fehler 4: Empfängerdaten unvollständig

Name und E-Mail reichen nicht. Für eine valide E-Rechnung brauchen Sie die vollständige Adresse des Empfängers, Straße, PLZ, Ort, Land.

Fehler 5: Leistungsdatum = Rechnungsdatum setzen

Das Leistungsdatum ist wann die Arbeit fertig war, nicht wann die Rechnung ausgestellt wurde. Beides kann gleich sein, muss aber explizit angegeben werden.

Fehler 6: Keine Validierung vor dem Versand

Viele Anfänger schicken E-Rechnungen raus, ohne sie vorher zu validieren. Nutzen Sie einen freien Validator, bevor die Rechnung beim Kunden landet.

Fehler 7: Archivierung vergessen

E-Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Ein Ordner auf dem Desktop ist keine revisionssichere Archivierung.

Fehler 8: Testrechnung als echte Rechnung versenden

Beim Ausprobieren des Tools eine Rechnung mit echter Nummer und echtem Betrag "aus Versehen" an den Kunden schicken. Lösung: Immer zuerst mit Testnummern und 0 €-Beträgen üben.

Fehler 9: Falsche Währung

EUR ist Standard, aber wenn Sie Fremdwährungen abrechnen, muss die Währung korrekt im XML stehen. Gemischte Angaben (Preis in USD, Währung auf EUR) sind nicht zulässig.

Fehler 10: Tool-Abhängigkeit ohne Backup-Plan

Wenn Ihr Online-Tool abschaltet oder kostenpflichtig wird, brauchen Sie einen Plan B. Halten Sie immer eine lokale Kopie Ihrer XML-Dateien.