E-Rechnung empfangen: Die Pflicht, die seit 2025 jeden betrifft
Viele Selbstständige achten nur auf das Versenden von E-Rechnungen, und übersehen dabei den Punkt, der sie schon heute betrifft: die Empfangspflicht. Keine Sorge, die Lösung ist einfacher, als Sie denken.
Was seit dem 1. Januar 2025 gilt
Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten: unabhängig von Größe und Umsatz.
- Betroffen sind alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- Es geht nur um das Empfangen, nicht ums Ausstellen
- Ihr Geschäftskunde darf Ihnen ab sofort eine E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen können
Wie Sie die Empfangspflicht erfüllen
Die gute Nachricht: Für den Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach.
Das reicht aus
- Ein E-Mail-Konfach für eingehende Rechnungen
- Die Möglichkeit, die XML-Datei (XRechnung) oder ZUGFeRD-PDF zu öffnen und zu lesen
- Ein Tool, das die strukturierten Daten sichtbar macht (zum Beispiel ein Viewer oder Validator)
Das brauchen Sie nicht
- Keine teure Software
- Kein Abo
- Kein eigener Server
- Bewahren Sie immer die Original-Datei (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) auf
- Verändern Sie die Datei nicht
- Speichern Sie sie revisionssicher für die gesetzliche Frist
FAQ: E-Rechnung empfangen
Muss ich als Kleinunternehmer wirklich E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle, die Befreiung betrifft nur das Ausstellen.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach?
Für den reinen Empfang ja. Zum Lesen und Prüfen hilft ein Viewer oder ein Validator.
Was, wenn ich keine E-Rechnungen verarbeiten kann?
Dann riskieren Sie Ärger mit Geschäftspartnern und im Zweifel mit dem Finanzamt. Richten Sie rechtzeitig einen klaren Posteingang ein.
Die Empfangspflicht ist kein Grund zur Panik, aber sie ist real und gilt seit 2025 für alle. Ein E-Mail-Postfach plus ein Weg, die XML zu öffnen und sicher zu archivieren, genügt. Wer das einmal sauber einrichtet, ist auf der sicheren Seite.
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