E-Rechnung 2026: Was sich jetzt ändert, und was noch erlaubt ist
2026 ist ein Übergangsjahr. Sie müssen noch nicht alles umstellen, aber Sie sollten genau wissen, was erlaubt ist und was nicht. Hier der aktuelle Stand ohne Behördendeutsch.
Der Zeitstrahl auf einen Blick
- Seit 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- 2026: Übergangsfrist, Papier und PDF sind im B2B noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt
- Ab 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz
- Ab 2028: Versandpflicht für alle im B2B, außer Kleinunternehmer
Was 2026 noch erlaubt ist
- PDF-Rechnungen an Geschäftskunden, sofern der Empfänger einverstanden ist
- Papierrechnungen im B2B unter denselben Bedingungen
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) ganz normal wie bisher
> Wichtig: Die Zustimmung des Empfängers kann auch stillschweigend erfolgen, verlassen Sie sich aber lieber nicht darauf. Fragen Sie kurz nach.
Was Sie 2026 schon vorbereiten sollten
- Empfang sicherstellen: ein klarer Posteingang für E-Rechnungen
- Stammdaten sammeln: Name, Anschrift, USt-ID oder Steuernummer, IBAN
- Einmal testen: eine eigene Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln und prüfen
- Archivierung klären: Original-XML revisionssicher ablegen
Viele warten bis kurz vor der Pflicht. Das Problem: Wenn Ihr größter Kunde früher umstellt als Sie, müssen Sie plötzlich reagieren. Bereiten Sie sich entspannt jetzt vor, statt unter Druck.
FAQ: E-Rechnung 2026
Darf ich 2026 noch PDFs verschicken?
Ja, im B2B mit Zustimmung des Empfängers. An Privatkunden sowieso.
Muss ich 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?
Nur freiwillig. Pflicht wird es ab 2027 (große Unternehmen) bzw. 2028 (alle).
Ändert sich 2026 etwas für Kleinunternehmer?
Beim Versand nicht, Sie bleiben befreit. Empfangen müssen Sie aber können.
2026 ist Ihr Vorbereitungsjahr: Empfang einrichten, Stammdaten sammeln, einmal testen. Sie haben Zeit, nutzen Sie sie ruhig und ohne Stress, dann ist der Pflichtbeginn ein Nicht-Ereignis.
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