ZUGFeRD vs XRechnung: Welches Format passt zu mir?

Die kurze Antwort

• ZUGFeRD: Für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B), PDF + XML
• XRechnung: Für Rechnungen an Behörden (B2G), nur XML

Detaillierter Vergleich

ZUGFeRD 2.1

Was ist es? Eine Kombination aus PDF-Datei und XML-Daten in einer Datei

Vorteile:

• Gut lesbar: Menschen sehen das PDF
• Maschinenlesbar: Computer lesen die XML-Komponente
• Flexibel: Für B2B und B2G möglich
• Weit verbreitet: Standard in der Industrie

Nachteile:

• Etwas komplexer zu erstellen
• Dateigröße größer als pure XML

Einsatz: Ideal für:

• Rechnungen an andere Unternehmen
• Internationale Transaktionen (EU-weit)
• Wenn Sie Kunden haben, die PDFs bevorzugen

XRechnung

Was ist es? Reine XML-Datei, strukturiert nach UN/CEFACT-Standard

Vorteile:

• Sehr effizient: Kleiner Dateigröße
• Standardisiert: Deutsche Behörden verpflichtet
• Automatisierbar: Perfekt für Batch-Verarbeitung

Nachteile:

• Nicht direkt lesbar für Menschen (braucht Software)
• Spezialisierter: Weniger universell einsetzbar

Einsatz: Erforderlich für:

• Rechnungen an deutsche Behörden (Bund, Länder, Kommunen)
• Öffentliche Aufträge
• Government-to-Business (B2G)

Entscheidungshilfe: Welches Format für mich?

Ich stelle Rechnungen an... → Format:

• Andere Unternehmen → ZUGFeRD 2.1 ✅
• Öffentliche Behörden → XRechnung ✅
• Internationale Kunden → ZUGFeRD 2.1 ✅
• Auch an Behörden? → Beide! oder nur ZUGFeRD 2.1

Technische Details

ZUGFeRD Struktur:

``

PDF-Datei

├── Visuelle Darstellung (für Menschen)

└── Eingebettetes XML (für Maschinen)

`

XRechnung Struktur:

`

XML-Datei

├── Rechnungsdaten (strukturiert)

├── Geschäftsdaten

└── Zahlungsinformationen

``

Profile und Varianten

ZUGFeRD hat 3 Profile:

1. MINIMUM: Basis-Informationen
2. BASIC: Standard
3. EXTENDED: Umfassend (bei uns empfohlen)

Wichtig: MINIMUM und BASIC sind NICHT ab 2027 zugelassen!

Unsere Empfehlung

Für 2027 und später:

• Wählen Sie ZUGFeRD 2.1 EXTENDED: das ist der sichere Standard
• Viele Systeme erkennen es automatisch
• Kunden können es direkt in ihre Buchhaltung importieren

FAQ: Formate

Kann ich zwischen den Formaten wechseln?

Ja, jede Rechnung kann in einem anderen Format erstellt werden.

Welches Format verwendet dieses Tool?

Wir erstellen ZUGFeRD 2.1: der Standard für B2B in Deutschland.

Muss ich beide Formate können?

Nein. Wählen Sie das für Ihre Kunden passende Format.