Was kostet eine E-Rechnung wirklich? Kosten-Überblick 2026

Die kurze Antwort

Eine einzelne E-Rechnung kann zwischen 0 und mehreren Euro kosten, je nach Tool, Volumen und Anforderungen.

Kostenkategorien im Überblick

Kostenlos

Für einfache Anwendungsfälle gibt es vollständig kostenlose Lösungen:

• Browser-basierte Tools ohne Anmeldung
• Open-Source-Software (technisches Know-how erforderlich)
• Kostenlose Kontingente in Freemium-Tools (oft 3-5 Rechnungen/Monat)

Geeignet für: Bis ca. 50 Rechnungen/Jahr, kein Kundenstamm benötigt

Günstige Abo-Tools (5-15 €/Monat)

• Einfache Rechnungssoftware mit E-Rechnungsexport
• Kundenverwaltung und Erinnerungen inklusive
• Beispiele: Invoice Ninja (ab 0 €), Papierkram (ab 9 €)

Geeignet für: 50-300 Rechnungen/Jahr, Kleinunternehmer und Selbstständige

Mittlere Lösungen (15-30 €/Monat)

• Sevdesk, FastBill, GetMyInvoices
• Automatische Buchung, Steuerberater-Export
• Mobile Apps

Geeignet für: 100+ Rechnungen/Jahr, mit Steuerberater

Professionelle Systeme (30-100+ €/Monat)

• Lexware Office, WISO Mein Büro
• DATEV-Schnittstelle, Warenwirtschaft
• Mehrbenutzerbetrieb

Geeignet für: Mittlere Unternehmen, komplexe Anforderungen

ERP-Systeme (ab 100 €/Monat)

• SAP, Dynamics, Sage
• Vollständige Unternehmenssteuerung
• E-Rechnung als eine Funktion von vielen

Geeignet für: Unternehmen ab ~20 Mitarbeiter

Was ist für die meisten die beste Wahl?

Die meisten Selbstständigen und kleinen Betriebe brauchen kein 30-Euro-Abo. Was sie brauchen:

• Korrekte E-Rechnungen nach ZUGFeRD 2.4
• Einfache Bedienung
• Keine Datenweitergabe

Ein kostenloses Browser-Tool deckt das vollständig ab (5 Konvertierungen frei). Das optionale Jahres-Abo (59,99 €/Jahr ≈ 5 €/Monat) ist sinnvoll für alle, die uneingeschränkt konvertieren und regelmäßige Updates wollen.

Versteckte Kosten

Achten Sie auf:

• Transaktionsgebühren: Manche Tools berechnen pro gesendeter Rechnung
• Support-Kosten: Kostenlose Varianten haben oft keinen Support
• Datenmigration: Beim Wechsel des Tools gehen Daten verloren oder verursachen Extrakosten

Häufige Fragen

Gibt es versteckte Kosten bei kostenlosen Tools?

Beim Browser-Tool dieses Anbieters nein. Kein Abo, keine Transaktionsgebühren, keine Werbung. Das optionale Jahres-Abo ist freiwillig.

Lohnt sich ein teures Tool für Steuerersparnis?

Die Software selbst ist Betriebsausgabe. Aber ein 50-Euro-Abo rechtfertigt sich nur, wenn es Zeit spart, die mehr als 50 Euro wert ist.