Vermietung an Unternehmen: Wann bei Monteurzimmer und Co. die E-Rechnungspflicht greift

Solange Sie an Privatpersonen vermieten, ist die E-Rechnung kein Thema. Sobald Ihr Mieter aber ein Unternehmen ist, etwa eine Baufirma, die bei Ihnen Monteurzimmer bucht, wird der Vorgang B2B. Dann lohnt der genaue Blick.

> Hinweis: allgemeine Information, keine individuelle Steuerberatung.

Wann ist es überhaupt B2B?

B2B liegt vor, wenn Leistender und Empfänger beide inländische Unternehmer sind und die Leistung für das Unternehmen des Empfängers bezogen wird. Beispiel: Eine GmbH mietet bei Ihnen für ihre Monteure ein Zimmer. Hier ist der Mieter ein Unternehmer.

Drei Fälle, drei Ergebnisse

Fall 1: Langfristige Wohnraumvermietung an eine Firma

Vermieten Sie dauerhaft Wohnraum, ist der Umsatz nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG steuerfrei, auch wenn der Mieter ein Unternehmen ist. Für steuerfreie Umsätze besteht keine Rechnungspflicht und damit keine E-Rechnungspflicht.

Fall 2: Kurzfristige Vermietung an eine Firma (Monteurzimmer)

Das ist kurzfristige Beherbergung, also umsatzsteuerpflichtig (§ 4 Nr. 12 Satz 2 UStG, 7 Prozent nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Jetzt sind beide Voraussetzungen für die E-Rechnungspflicht erfüllt: steuerpflichtige Leistung und B2B. In diesem Fall greift die E-Rechnungspflicht, sofern Sie nicht Kleinunternehmer sind.

Fall 3: Sie sind Kleinunternehmer

Bleiben Sie unter den Grenzen des § 19 UStG (25.000 Euro Vorjahr, 100.000 Euro laufend), fällt keine Umsatzsteuer an und Sie dürfen weiterhin einfache Rechnungen ausstellen. Eine E-Rechnung müssen Sie als Kleinunternehmer nicht ausstellen, empfangen können müssen Sie sie aber.

Die Übergangsfristen für das Ausstellen

Wenn die E-Rechnungspflicht für Sie gilt, hilft der Zeitplan aus dem Wachstumschancengesetz:

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31. Dezember 2026: Sie dürfen für B2B-Umsätze noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Ausstellen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Kleinere dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung verpflichtend für alle inländischen B2B-Umsätze.

Für die allermeisten privaten Vermieter mit Monteurzimmern bedeutet das: bis 2027 reicht eine PDF-Rechnung mit Zustimmung des Mieters, danach wird die E-Rechnung zum Standard.

Option zur Umsatzsteuer

Es gibt einen Sonderfall: Bei steuerfreier Vermietung an einen Unternehmer können Sie unter den Voraussetzungen des § 9 UStG zur Umsatzsteuer optieren, etwa um Vorsteuer aus Sanierungskosten zu ziehen. Mit der Option wird der Umsatz steuerpflichtig, und dann kann auch die E-Rechnungspflicht greifen. Das ist eine Gestaltungsentscheidung, die in die Hand des Steuerberaters gehört.

So erstellen Sie eine konforme E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931, in Deutschland üblich als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML). Eine PDF allein, auch per E-Mail, ist keine E-Rechnung.

Mit strukturius erzeugen Sie aus Ihren Rechnungsdaten eine ZUGFeRD-Datei, die die Pflichtangaben nach § 14 UStG und das Leistungsdatum enthält, lokal in Ihrem Browser und ohne Konto. Welche Angaben Pflicht sind, lesen Sie auch im Beitrag Untervermietung für drei Nächte.

Kurz zusammengefasst

• B2B liegt vor, wenn Ihr Mieter ein Unternehmen ist und für sein Unternehmen mietet.
• Langfristige Wohnraumvermietung bleibt steuerfrei, keine E-Rechnung.
• Kurzfristige Vermietung an Firmen ist steuerpflichtig und B2B, hier greift die E-Rechnungspflicht.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können.
• Ab 2028 ist die E-Rechnung im B2B-Inland der verpflichtende Standard.

Quellen und weiterführende Links

• § 4 UStG, Steuerbefreiungen (Nr. 12)
• § 9 UStG, Verzicht auf Steuerbefreiungen (Option)
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen und E-Rechnung
• § 19 UStG, Kleinunternehmer
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der E-Rechnung (§ 14 UStG), Bundesministerium der Finanzen.