Kostenlose E-Rechnung für die Agentur: Was geht, was fehlt

Als Mediengestalter kenne ich das Problem: Agentur-Rechnungen sind selten simpel. Es gibt Stundenpositionen, Reisekostenabrechnungen, Lizenzen, manchmal Reverse Charge für EU-Kunden.

Was kostenlose Tools bei Agenturen gut können

Positionslisten erkennen: Das Tool erkennt einzelne Leistungspositionen automatisch. Wenn Ihre Word-Rechnung „12 Std. Konzeption à 95,00 €" enthält, erscheint das als eigene Position in der E-Rechnung.

Reverse Charge für EU-Kunden: Für Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern unterstützt das Tool den Reverse-Charge-Mechanismus (0% MwSt, Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Empfängers, Empfänger-USt-ID).

Bulk-Upload: Mehrere Rechnungen auf einmal hochladen und konvertieren.

Was fehlt

Kein Kundenstamm: Sie müssen bei jeder Rechnung die Empfänger-Daten prüfen. Bei Stammkunden, mit denen Sie häufig arbeiten, ist das lästig.

Kein Projektcontrolling: Offene Rechnungen, Budgets, Zeiten, das bietet das Tool nicht.

Keine DATEV-Schnittstelle: Wenn Ihr Steuerberater DATEV nutzt, brauchen Sie oft einen kompatiblen Export.

Mein persönlicher Workflow

Ich nutze das kostenlose Tool für:

• Gelegentliche E-Rechnungen an Kunden, die es explizit wünschen
• Konvertierung meiner Word-Projektabrechnungen
• Testen, ob das Format bei neuen Kunden funktioniert

Für die laufende Verwaltung (wer hat bezahlt, wer nicht) nutze ich eine einfache Tabelle. Erst wenn das System an Grenzen stößt, lohnt ein Abo-Tool.

Wann für Agenturen ein Abo sinnvoll ist

Ab etwa 100 Rechnungen pro Jahr oder wenn:

• Sie einen festen Kundenstamm verwalten wollen
• Ihr Steuerberater direkten Software-Zugang braucht
• Sie automatische Zahlungserinnerungen wollen

Das Jahres-Abo dieses Tools ist ein sinnvoller Zwischenschritt: 59,99 €/Jahr (≈ 5 €/Monat), kein Risiko, uneingeschränkte Konvertierungen und Updates inklusive. Wenn das nicht reicht, ist der Wechsel zu einem vollständigen Tool der nächste Schritt.

Häufige Fragen

Unterstützt das Tool Rechnungen in anderen Währungen (Dollar, Pfund)?

Aktuell ist Euro der Standard. Andere Währungen sind technisch möglich (ISO-Code im XML), aber die Oberfläche ist auf EUR optimiert.

Kann ich Rechnungen an Drittland-Kunden (z. B. Schweiz, USA) als E-Rechnung schicken?

Drittland-Rechnungen sind steuerrechtlich keine E-Rechnungen im Sinne des deutschen Standards. Sie können aber trotzdem ein ZUGFeRD-Format nutzen, viele internationale Buchhaltungssysteme unterstützen es.