GoBD für Solo-Selbstständige: Was Sie wirklich wissen müssen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) klingen sperrig, betreffen aber jeden Selbstständigen, der digital arbeitet.
Was sind die GoBD?
Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) legen fest, wie digitale Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Sie gelten für alle buchführungspflichtigen und aufzeichnungspflichtigen Unternehmer, also auch für Freelancer mit EÜR.
Die wichtigsten GoBD-Grundsätze
1. Vollständigkeit
Alle Belege und Buchungen müssen vollständig erfasst werden, kein Beleg darf fehlen.
2. Richtigkeit
Aufzeichnungen müssen dem tatsächlichen Geschäftsvorfall entsprechen.
3. Zeitgerechtigkeit
Buchungen müssen zeitnah erfasst werden. Für E-Rechnungen: unverzüglich nach Eingang oder Ausgang.
4. Unveränderlichkeit (wichtig für E-Rechnungen!)
Einmal gespeicherte Belege dürfen nicht mehr verändert werden. Das ist der Kern der "revisionssicheren Archivierung".
5. Nachvollziehbarkeit
Ein sachkundiger Dritter (z. B. Betriebsprüfer) muss den Geschäftsvorfall anhand der Unterlagen nachvollziehen können.
Was bedeutet das konkret für E-Rechnungen?
| Anforderung | Konkrete Umsetzung |
|---|---|
| Unveränderlich speichern | ZUGFeRD-PDF nicht editieren, in Read-only-Ordner ablegen |
| 10 Jahre aufbewahren | Bis 2034 für 2024er Rechnungen |
| Maschinelle Auswertbarkeit | ZUGFeRD/XRechnung per se GoBD-konform |
| Zeitnahe Erfassung | Spätestens am Ende des Buchungstages |
Dürfen E-Rechnungen die Papierrechnung ersetzen?
Ja! Seit den GoBD 2019 können digitale Belege das Papieroriginal vollständig ersetzen, vorausgesetzt, die GoBD-Anforderungen werden eingehalten. Papier shreddern ist erlaubt.
Was bei einer Betriebsprüfung passiert
Der Prüfer kann verlangen:
- Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen der geprüften Jahre
- In maschinenlesbarer Form (DATEV-Export, CSV, oder direkte Einsicht)
- Innerhalb kurzer Frist (oft 3-5 Tage)
Gut organisierte Ordner + vollständige XML-Dateien sind die beste Vorbereitung.
GoBD-Compliance ist für Solo-Selbstständige mit E-Rechnungen kein Hexenwerk: Strukturierte Ordner, unveränderliche Speicherung, 10 Jahre aufbewahren. Das war's im Wesentlichen.
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