Betriebsprüfung und E-Rechnungen: So bereiten Sie sich vor
Das Wort "Betriebsprüfung" löst bei vielen Selbstständigen Unbehagen aus. Mit guter Vorbereitung und ordentlichen E-Rechnungen ist sie aber kein Drama.
Was prüft das Finanzamt bei E-Rechnungen?
Bei einer Betriebsprüfung interessiert den Prüfer vor allem:
- Vollständigkeit: Sind alle Rechnungen vorhanden?
- Richtigkeit: Stimmen die Daten mit den Buchungen überein?
- Unveränderlichkeit: Wurden Dokumente nachträglich geändert?
- Aufbewahrung: 10-Jahresfrist eingehalten?
- Formale Korrektheit: Sind alle Pflichtangaben enthalten?
Die Datenzugriffsrechte des Finanzamts
Das Finanzamt hat das Recht auf:
- Z1-Zugriff: Direkte Einsicht in Ihr Buchhaltungssystem am Prüfungsort
- Z2-Zugriff: Maschinelle Auswertung Ihrer Daten durch den Prüfer
- Z3-Zugriff: Datenträgerüberlassung (Sie übergeben eine Kopie der Daten)
Für E-Rechnungen bedeutet das: Sie müssen Ihre XML-Dateien in maschinenlesbarer Form vorlegen können.
Wie bereiten Sie sich vor?
1. Vollständigkeit sicherstellen
- Alle Ausgangsrechnungen vorhanden? (Lücken in der Nummerfolge erklären!)
- Alle Eingangsrechnungen archiviert?
2. Ordnerstruktur prüfungstauglich machen
``
📁 2024/
📁 Ausgang/
RE-2024-001.pdf (ZUGFeRD, enthält XML)
RE-2024-002.pdf
📁 Eingang/
Lieferant_Rechnung_2024-01.pdf
``3. Buchungsbelege zuordnen
Jede Buchung in Ihrer Buchführung muss einem Beleg zugeordnet sein. Fehlende Belege = fehlende Buchungsgrundlage.
4. Validierungsnachweis (optional, aber hilfreich)
Wenn Sie nachweisen können, dass Ihre E-Rechnungen zum Zeitpunkt der Erstellung valide waren, stärkt das Ihre Position.
Häufige Prüfungsfeststellungen bei E-Rechnungen
- Nicht abzugsfähige Vorsteuer: Eingangsrechnung war kein gültiges E-Rechnungsformat
- Aufbewahrungsmängel: Rechnungen nur als Screenshot, nicht als Original
- Fehlerhafte Pflichtangaben: Leistungsdatum fehlte, falsche Steuernummer
Was tun, wenn eine Rechnung fehlt?
Sprechen Sie offen mit dem Prüfer. Fehlende Belege können manchmal durch andere Nachweise ersetzt werden (Kontoauszüge, Auftragsbestätigungen). Aber: Nie nachträglich fälschen oder erstellen!
Prüfungssicher sind Sie, wenn Ihre E-Rechnungen vollständig, unveränderlich archiviert und formal korrekt sind. Das ist mit ZUGFeRD und einer strukturierten Ordnerablage gut erreichbar.
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